Nowoczesny sekretariat

Sekretariat jest obecny niemal w każdej firmie i instytucji, gdyż dzięki niemu możliwy jest prawidłowy obieg dokumentów, niezbędnych do zarządzania całą organizacją. Funkcjonowanie sekretariatu musi być dziś dostosowane do nowoczesnych form komunikacji, a także spełniać rosnące wymagania pod kątem efektywnego i szybkiego obiegu informacji.

Dla osoby prowadzącej sekretariat program komputerowy jest najlepszym rozwiązaniem, gdyż znacznie zwiększa on efektywność pracy z dokumentami. Specjalne oprogramowanie dla sekretariatu może mieć szereg funkcji, z których warto wymienić następujące:

• Ewidencja dokumentów (np. zamówień, ofert, reklamacji, dokumentów pracowniczych),
• Rejestr korespondencji (przychodzącej i wychodzącej),
• Rejestr faktur zakupowych i sprzedażowych,
• Ewidencja kontrahentów,
• Katalog kontaktów wewnętrznych,
• Elektroniczna książka adresowa (z możliwością adresowania kopert),
• Terminarz spotkań,
• Wzory pism i dokumentów.

Korzystając z programu, osoba odpowiedzialna za pracę sekretariatu ma przede wszystkim możliwość bardzo szybkiego znalezienia każdego dokumentu i każdej korespondencji, dzięki uporządkowanym rejestrom z automatyczną funkcją wyszukiwania. Dzięki programowi usprawnia się obieg dokumentów wewnętrznych w firmie, co z pewnością ma duże znaczenie dla przedsiębiorstw o rozbudowanej strukturze i dużej liczbie pracowników. Tworzenie dokumentów oraz wysyłka dużej ilości korespondencji także przestaje być problemem. To wielofunkcyjne narzędzie można dostosowywać do indywidualnych potrzeb każdej firmy i sposobu funkcjonowania sekretariatu. A co najważniejsze, dzięki elektronicznemu przechowywaniu dokumentów można znacznie ograniczyć ilość zużywanego papieru w firmie oraz liczbę segregatorów.